Abonnements

La page Abonnements permet à l'administrateur de consulter la liste des abonnements, d'ajouter, modifier ou supprimer des abonnements, préparer la facturation et accéder au module de gestion d'un abonné.

Un établissement doit posséder un abonnement valide pour que ses utilisateurs accèdent aux différentes fonctions de la plateforme du TPLS et que les personnes inscrites comme répondants puissent passer le test de positionnement en langue seconde. Pour chaque établissement abonné, il y a un responsable avec qui l'administrateur communique pour la facturation ou pour des questions touchant la plateforme.

Les réglages d'un abonnement sont entrés et modifiés par l'administrateur, mais certains peuvent aussi être modifiés par le responsable dans le module de gestion qui lui est spécifique.

Liste des abonnements

C'est à partir de la liste des abonnements que l'administrateur effectue les opérations de gestion des abonnés.

Par défaut, la liste des abonnements se présente dans l’ordre des numéros d'identification (colonne ID). Pour trier la liste dans l’ordre des éléments d’une autre colonne, cliquez sur l’en-tête de cette autre colonne.
Pour changer l’ordre de tri d’une colonne (croissant ou décroissant), cliquez sur l’en-tête de la colonne.
Pour ouvrir une fiche spécifique, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche.
Pour envoyer un courriel à un ou plusieurs abonnés ou pour supprimer un ou plusieurs abonnements, cliquez dans la ou les cases à cocher correspondantes.

Pour faciliter la consultation d'une liste qui contient un grand nombre d'éléments, utilisez les outils d'affichage qui se trouvent à la droite de la page, au-dessus et en dessous de la liste :

Pour consulter la liste des abonnements :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements qui montre la liste des établissements abonnés.

La liste contient les champs suivants :

ID : Numéro unique assigné par la plateforme à chacun des abonnements.
Abonné : Nom de l'établissement saisi par l'administrateur lors de l'ajout d'un abonnement.
Responsable : Le nom du responsable de l'abonnement.
Téléphone : Le numéro de téléphone du responsable.
Coût : Valeur saisie par l'administrateur lors de l'ajout d'un abonnement, sur instruction du CCDMD.
Début : Début de l'abonnement.
Fin : Fin de l'abonnement.
Statut : Statut de l'abonnement, soit Actif ou Bloqué.

Ajouter ou modifier une fiche d'abonnement

La fiche de l'abonnement contient les réglages généraux pour l'abonnement ainsi que les coordonnées du responsable et celles de l'établissement qu'il représente. Certaines données de cette fiche peuvent être modifiées par le responsable dans le module de gestion.

Pour ajouter une fiche d'abonnement :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements montrant la liste des abonnés, puis cliquez sur Ajouter un abonnement.

Assurez-vous, pour les sections suivantes, de compléter les champs marqués d'un astérisque rouge, signifiant des champs de données obligatoires.

Pour modifier une fiche d'abonnement :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements.
Cliquez sur un nom d'abonné dans la liste pour faire afficher sa fiche d'abonnement.
Modifiez les renseignements dans les champs Réglages généraux, Profil du responsable ou Établissement, s'il y a lieu.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Réglages généraux

L'administrateur est seul autorisé à inscrire ou modifier les réglages généraux de l'abonnement. Ces renseignements sont toutefois affichés pour consultation sur la page Abonnement du module de gestion de l'abonné.

Sélectionnez le Statut, Actif ou Bloqué. Le réglage Actif autorise l'accès au module de gestion pour cet abonnement. Ceci est la valeur par défaut. Le réglage Bloqué empêche l'accès au module de gestion pour cet abonnement. Le test n'est alors pas disponible aux répondants.
Sélectionnez Envoi de notification, Oui ou Non. Sélectionnez Oui pour envoyer un courriel du CCDMD lorsqu'un abonnement est créé ou modifié. Le responsable est ainsi informé de toutes les données relatives à son abonnement, incluant son identifiant et son mot de passe. Il peut alors compléter sa fiche d'abonnement et modifier son identifiant et son mot de passe, au besoin. Ceci est la valeur par défaut lors de l'ajout d'un nouvel abonnement. Sélectionnez Non pour ne pas envoyer de notification. Ceci est la valeur par défaut lors de la modification d'un abonnement.
Sélectionnez la date de Début de l'abonnement à l'aide des listes déroulantes. Cette date indique le début de la période durant laquelle le test peut être administré aux répondants inscrits dans les groupes de cet abonné. Par défaut, la date indiquée est celle du jour.
Sélectionnez la date de Fin de l'abonnement à l'aide des listes déroulantes. Cette date indique la fin de la période durant laquelle le test peut être administré aux répondants inscrits dans les groupes de cet abonné. Par défaut, la durée de l'abonnement est de un an.
NOTE : Si le responsable tente de se connecter au module de gestion à une date qui ne correspond pas à la période de l'abonnement, il reçoit le message de communiquer avec le CCDMD. Si un répondant tente de passer le test à une date qui ne correspond pas à la période de l'abonnement, il reçoit le message préparé par le responsable dans les réglages du module de gestion de l'établissement.
Entrez le Coût par répondant. Ce montant est déterminé périodiquement par l'administration du CCDMD.

Profil du responsable

L'administrateur crée le profil du responsable dont les renseignements servent à la facturation. Ce profil peut toutefois être modifié par le responsable lui-même, sur la page Abonnement de son module de gestion.

Entrez un Identifiant pour le responsable : il s'agit d'une valeur unique que le responsable utilise pour se connecter à son module de gestion. Il n'y a aucune restriction quant au format de l'identifiant et l'application reconnaît la différence de casses.
Inscrivez le Prénom, Nom et Courriel du responsable.
Entrez le Mot de passe que le responsable utilise à sa première connexion au module de gestion.
NOTE : Les mots de passe sont sensibles à la casse. Ils doivent contenir au moins huit caractères, dont au moins une lettre et un chiffre.
Confirmer le mot de passe : Entrez le mot de passe à nouveau pour confirmation.
Vous pouvez également entrer le titre pour l'appel, le numéro de téléphone et les informations facultatives de langue (si connus) dans les champs appropriés. Langue : De la liste déroulante, sélectionnez la langue d'affichage de préférence pour le responsable. Le choix fait ici détermine la langue de l'interface pour le module de gestion spécifique à cet abonnement. Le responsable peut toutefois modifier lui-même cette valeur lorsqu’il est connecté à son module de gestion.
NOTE : Les valeurs Nom, Prénom, Courriel et Téléphone peuvent être modifiées par le responsable dans le module de gestion qui lui est spécifique.

Établissement

L'administrateur inscrit les renseignements dans la section Établissement. Certains de ces renseignements peuvent toutefois être modifiés sur la page Abonnement du module de gestion du responsable, à l'exception du nom de l'établissement abonné et du service duquel relève l'abonnement.

Entrez le Nom de l'établissement visé par l'abonnement, qui sert principalement à la facturation.
Entrez s'il y a lieu le nom du Service duquel relève l'abonnement. Puisqu’il est possible qu’il y ait plus d’un abonnement dans un même établissement, ce champ permet de départager ces abonnements.
Entrez les renseignements sur l'Adresse de correspondance (numéro civique, rue, ville, code postal, pays, province/état/département) dans les champs appropriés. Ces valeurs peuvent être modifiées par le responsable sur la page Abonnement de son module de gestion.
Lorsque les renseignements sont complets, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la fiche d'abonnement.

Accéder au module de gestion d'un abonné

L'accès au module de gestion d'un abonné permet à l'administrateur d'intervenir dans le module spécifique à cet abonné et d'utiliser, s'il y a lieu, les fonctions de gestion relatives à l'abonnement.

Pour accéder au module de gestion d'un abonné :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements montrant la liste des abonnés.
De la liste des abonnés, sélectionnez un abonné en cliquant sur la case à cocher correspondante.
Cliquez sur Accéder au module de gestion pour faire afficher la page principale du module de gestion de l'abonné sélectionné.
Effectuez les opérations de gestion requises et, s'il y a lieu, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Consultez l'aide du module de gestion pour une description de ses fonctions.

Bloquer ou permettre l'accès

L'administrateur est seul autorisé à bloquer ou permettre l'accès à la plateforme du TPLS. Si le statut est Bloqué, le responsable reçoit le message de communiquer avec le CCDMD quand il tente de se connecter.

Pour bloquer ou permettre l'accès à la plateforme :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements qui liste les abonnés.
De la liste des abonnés, sélectionnez un abonné en cliquant sur la ligne correspondante.
Dans la partie Réglages généraux se trouve le paramètre Statut qui sert à bloquer ou permettre l'accès à la plateforme. Sélectionnez le statut approprié.
Actif autorise l'accès au module de gestion pour cet abonnement. Ceci est la valeur par défaut.
Bloqué empêche le responsable d'accéder au module de gestion pour cet abonnement.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la modification de statut. Un message est envoyé au responsable si le choix Oui est sélectionné pour le réglage Envoi de notification.

Prolonger un abonnement

L'administrateur est seul autorisé à modifier les dates de début et de fin d'un abonnement. Pour prolonger un abonnement, l'administrateur doit en modifier la date de fin.

Pour prolonger un abonnement :

Dans le menu principal, cliquez sur Abonnements pour faire afficher la page Abonnements qui liste les abonnés.
De la liste des abonnés, sélectionnez un abonné en cliquant sur la ligne correspondante.
Dans la partie Réglages généraux se trouvent les listes déroulantes qui servent à fixer les dates de début et de fin de l'abonnement. Sélectionnez la nouvelle date de fin.
Si nécessaire, changez aussi le Coût par répondant.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la nouvelle période d'abonnement valide.

Envoyer un courriel à un abonné

L'administrateur utilise cette fonction, par exemple, pour transmettre aux responsables de l'information générale relativement à la plateforme, rappeler la date de fin d'un abonnement, annoncer une modification dans le coût par répondant, ou toute autre question pouvant être communiquée par courriel à un ou plusieurs abonnés.

Pour envoyer un courriel à un ou plusieurs abonnés :

Dans la page Abonnements, sélectionnez un ou plusieurs abonnés en cliquant dans les cases à cocher correspondantes.
Cliquez sur Envoyer un courriel. Ceci lance l'application de courriel définie par défaut pour votre ordinateur.
NOTE : Les adresses et noms des destinataires s'inscrivent dans le champ Cci (copie conforme invisible) du message, et l'adresse de courriel de l'expéditeur dans le champ À. Ainsi, les destinataires ne voient pas à quels autres destinataires le courriel est envoyé et l’administrateur reçoit automatiquement une copie conforme.
Rédigez le message puis expédiez-le aux abonnés sélectionnés.

Facturer un abonné

L'administrateur prépare la facturation pour les répondants qui ont complété le test.

Pour créer une facture :

Dans la page Abonnements, cliquez dans la case à cocher correspondant à l'abonnement pour lequel vous voulez produire une facture.
Cliquez sur Voir la facturation pour faire afficher la page Facturation avec les coordonnées du responsable dans le haut de la page et ensuite, la Liste des répondants non facturés et l'Historique des factures.
Dans la Liste des répondants non facturés, cliquez dans la ou les cases à cocher des répondants pour lesquels vous voulez produire une facture. Pour sélectionner tous les répondants, cliquez sur la case à cocher dans l'en-tête de la colonne.
Cliquez sur Créer une facture pour faire afficher la facture à l'intention du responsable.
Vérifiez l'exactitude des éléments de la facture et cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel et ajouter à l'historique. Les renseignements sont consignés dans l'historique des factures et la facture est transmise à l’adresse de Courriel de facturation (voir la page Réglages), afin d’être expédiée ensuite au responsable de l'abonnement.
NOTE : Chaque facture produite est enregistrée dans l'historique des factures.

Pour consulter l'historique des factures pour un abonnement :

Dans la page Facturation, consultez l'Historique des factures (au bas de la page) à l'écran ou imprimez l'historique pour une ou plusieurs factures.

Pour imprimer une facture :

Dans la page Facturation, consultez la section Historique des factures (au bas de la page).
Cliquez dans les cases à cocher correspondant aux factures que vous voulez imprimer. Pour sélectionner toutes les factures, cliquez sur la case à cocher dans l'en-tête de la colonne. Les factures sont préparées pour l'impression.
Utilisez la fonction d'impression de votre fureteur Internet pour imprimer les factures sélectionnées.

Supprimer un abonnement

Lorsque l'administrateur supprime un abonnement, le statut de ce dernier, tel que déterminé dans ses réglages généraux, devient Bloqué. Les groupes associés à l'abonnement ainsi que les répondants et les résultats sont supprimés de l'interface. Par contre, les résultats des répondants associés à l'abonnement sont conservés de façon anonymisée dans les archives à des fins d'analyse statistique et les factures préalablement créées demeurent dans l'historique des factures.

Pour supprimer un ou plusieurs abonnements :

Dans la page Abonnements, cliquez dans les cases à cocher correspondant aux abonnements dont vous voulez supprimer les fiches.
Cliquez sur Supprimer. Un message est affiché, vous demandant de confirmer cette action.
IMPORTANT : Avant de supprimer un abonnement, il faut d'abord s'assurer d'avoir facturé pour tous les répondants ayant terminé le test. Consultez donc la Liste des répondants non facturés qui est affichée lorsque vous demandez de Voir la facturation pour l'abonnement.
Cliquez sur OK pour confirmer.